Email

Những ngày đầu tiên đi học vô cùng quan trọng. Đây là cơ hội để chúng ta tạo ấn tượng đầu tiên với bạn bè và thầy cô. Note này nhằm chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân tác giả đã quan sát và đúc kết được sau ba năm học Đại học ròng rã 🙂

Thông tin liên lạc cần thiết – Email

Email là một kênh thông tin chính thức, bằng văn bản. Nếu bạn không kiểm tra email thường xuyên, sẽ bị lỡ các thông báo quan trọng từ bạn bè, thầy cô, phòng ĐT, v.v…, dễ ảnh hưởng đến học lực, xét loại hạnh kiểm.

A. Cú pháp

Có rất nhiều bạn tìm đến tôi hỏi về email liên lạc của các thầy cô. Hiện tại, email giảng viên cơ hữu hoặc nhân viên các phòng ban sẽ có cú pháp: ten.hovatenlot@hoasen.edu.vn, email sinh viên sẽ có cú pháp mssv@sinhvien.hoasen.edu.vn, hoặc ten.(chữ đầu tên họ)(chữ đầu tên lót)(2 chữ số cuối của MSSV)@sinhvien.hoasen.edu.vn.

Ví dụ: Nguyễn Thanh An là nhân viên của nhà trường, email của anh sẽ là an.nguyenthanh@hoasen.edu.vn. Giả sử anh là sinh viên trường, MSSV 010101, email của anh là 010101@sinhvien.hoasen.edu.vn, cũng như an.nt0101@sinhvien.hoasen.edu.vn

B. Gmail

Phần lớn các bạn sinh viên năm nhất chưa có thói quen check email mỗi ngày. Theo ý kiến chủ quan của tôi, các bạn nên sớm tạo 1 tài khoản gmail riêng, được đặt với tên họ của các bạn và sử dụng chính thức trong các vấn đề chuyên nghiệp như xin việc làm, tham gia các câu lạc bộ, đề án, dự án trong tương lai. Gmail có những tính năng khác, như google calendar, google document, google spreadsheet sẽ tiện trong việc quản lý công việc, cũng như chia sẻ các tài liệu với thành viên trong nhóm hơn cả.

Sau khi được cấp email sinh viên, các bạn vào settings, chọn chế độ forward toàn bộ email trường sang tài khoản gmail của mình để có thể check hằng ngày. Ngoài ra, các bạn cũng vào email của mình, settings, điều chỉnh để có thể trả lời email bằng nhiều tài khoản đồng thời.

C. Chữ ký

Một phần không thể thiếu trong email chính là chữ ký. Riêng đối với email trường, các bạn nên cung cấp tên họ đầy đủ, chuyên ngành, lớp, MSSV, thông tin liên lạc khác như điện thoại, skype. Sẽ có những trường hợp bạn gửi email nhưng chưa cung cấp đủ thông tin, người nhận dựa vào đây có thể nhanh chóng, chủ động tự tìm hiểu, bổ sung hoặc liên lạc với bạn bằng phương tiện khác ngoài email.

D. Tiêu đề, tên file đính kèm

Bạn cũng nên lưu ý tựa đề cần ngắn gọn, diễn đạt nội dung chính của email. Nếu cần, hãy gạch nối (- hoặc _) họ tên của bạn để người nhận có thể phân biệt với rất nhiều các email khác trong ngày. Điều này tương tự với cách thức lưu tên file. Một số giảng viên có thể quên dặn dò, nhưng hãy lưu ý luôn lưu kèm tên nhóm, hoặc tên cá nhân của mình, ví dụ Dalat_Nhom3. Một số trường hợp khác, bạn cần nhắc giảng viên về lớp mình học, ca mình học để giảng viên xem các ghi chú, trả lời bạn rõ hơn các thức nộp bài, điểm số, bài tập hoặc các chuẩn bị khác….

D. Một số email quan trọng

Bạn cần hỏi lưu các email quan trọng như thư ký các khoa, chủ nhiệm chương trình, chủ nhiệm bộ môn, trưởng khoa, phòng đào tạo, phòng hỗ trợ sinh viên, phòng hợp tác quốc tế, phòng kế toán và Đoàn – Hội. Như vậy, nếu bạn có bất kì thắc mắc nào, bạn có thể nhanh chóng tự tìm hiểu câu trả lời thay vì mất thời gian hỏi ý kiến bạn bè – những người không rõ hoặc chỉ nắm mơ hồ về quy định nhà trường.

Mỗi buổi học, bạn cũng cần ghi chép kĩ thông tin liên lạc của giảng viên, lớp trưởng, lớp phó, nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm. Như vậy, nhóm có thể hỗ trợ nhau hoàn thành công việc đoàn kết và hiệu quả.

Cheers,
-Jney-

Advertisements

2 thoughts on “Email

  1. Thầy anh từng nói: Thầy k biết phải làm thế nào khi vào lúc 2-3 giờ sáng thầy mở inbox lên và thấy 1 cái mail mới đến mang tiêu đề “Thầy ơi!” (Nguyên văn: thầy ơi chấm than) =)))))))))

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s